Sachbearbeiter Vertriebsinnendienst (m/w/d) - Auftragsmanagement / Sales Operations

Die SHELLY Group ist ein innovatives Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Bulgarien und einer klaren Mission:

Wir machen das Leben von Menschen einfacher, intelligenter und effizienter.

Mit einem internationalen Team aus hochqualifizierten und leidenschaftlichen Entwicklerinnen und Entwicklern entstehen bei SHELLY leistungsstarke, benutzerfreundliche IoT-Produkte, die weltweit eingesetzt werden. Inspiriert vom Wunsch unserer Endnutzer nach einem ruhigeren und smarteren Alltag setzen wir Maßstäbe in den Bereichen Haus- und Gebäudeautomation, IoT und Smart Living. Unsere Lösungen sind heute in über 3 Millionen Haushalten weltweit im Einsatz und werden in mehr als 60 Ländern vertrieben.

Wir wachsen weiter – und suchen Menschen, die mit Struktur, Genauigkeit und Teamgeist unseren Vertrieb im Hintergrund stark machen.

Wir suchen einen Sachbearbeiter Vertriebsinnendienst (m/w/d) - Auftragsmanagement / Sales Operations
Standort: München / Bayern

Deine Mission bei uns:

Du bist ein zentraler Bestandteil unseres Vertriebsteams im DACH-Raum und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles reibungslos funktioniert.

Im Hintergrund passiert das Entscheidende: Aufträge laufen sauber durch, Produktdaten stimmen, Kunden erhalten schnelle Rückmeldungen – und das Sales-Team kann sich auf das konzentrieren, was es am besten kann.

Genau hier kommst du ins Spiel.

Du bist die operative Schnittstelle zwischen Vertrieb, Kunden und unserem internationalen Headquarter und sorgst dafür, dass alle Prozesse stabil und effizient laufen. Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass unser Vertrieb funktioniert.

Vertriebsunterstützung & Administration

• Unterstützung des Sales-Teams im Tagesgeschäft (z. B. Angebotsnachverfolgung, Unterlagen, Wiedervorlagen) sowie administrative Tätigkeiten wie Dokumentation, Daten- und Systempflege
• Pflege des CRM-Systems (Dateneingabe und -aktualisierung) und Sicherstellung einer sauberen Datenbasis
• Strukturierte Aufbereitung und Bearbeitung von Reportings auf Basis fest definierter KPIs sowie Ableitung erster Schlussfolgerungen aus den Daten
• Aufbereitung von Datengrundlagen für den Sales-Forecast in Zusammenarbeit mit dem Sales-Team; ausgeprägtes Zahlenverständnis ist hierfür Voraussetzung
• Aktive Teilnahme an Team-Meetings und Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Prozessen

Auftragsmanagement & Disposition

• Komplette Auftragsabwicklung – von der Erfassung über die Erstellung und Nachverfolgung von Auftragsbestätigungen bis zur termingerechten Lieferung; selbstständige Bearbeitung im ERP-System mit hohem Anspruch an Genauigkeit
• Koordination von Lieferterminen sowie Terminüberwachung laufender Kundenaufträge
• Prüfung von Produktverfügbarkeiten im Portfolio in enger Abstimmung mit dem Headquarter und internen Bereichen
• Verantwortung für den Bestand vor Ort inkl. Produktverfügbarkeiten und Vorratsmengen, Inventur, Wareneingang und -ausgang
• Versandabwicklung inkl. Unterstützung bei Versandprozessen sowie Abstimmung mit internen Adressaten
• Enge bereichsübergreifende Zusammenarbeit sowie proaktive Kommunikation zur Sicherstellung von Termintreue und Mengen, inkl. proaktiver Kommunikation zu Terminen und etwaigen Verzögerungen an alle Beteiligten
• Schnittstellenfunktion zu Logistik, Disposition, Einkauf und weiteren operativen Bereichen

Produktdaten, Einlistungen & Stammdatenpflege

• Eigenständige Verantwortung für Ein- und Auslistung von Produkten bei Kunden
• Erfassung und Pflege von Kunden-, Artikel- und Auftragsstammdaten im System
• Pflege und Aktualisierung von Produktlistungen in Kundensystemen
• Sicherstellung vollständiger, korrekter und konsistenter Produktdaten
• Unterstützung bei der internen und externen Betreuung von Produktneueinführungen

Reklamationsmanagement

• Aufnahme und strukturierte Bearbeitung von Reklamationen bis zur Lösung
• Interne Klärung mit Headquarter, Logistik und weiteren Abteilungen
• Vermittelnde Funktion zwischen den Interessen aller Beteiligten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Groß- und Außenhandelskaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Vertriebsinnendienst, Sales Operations, Auftragsmanagement oder in einer vergleichbaren Rolle von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und analytische Arbeitsweise zur effizienten Aufgabenerledigung – du behältst den Überblick auch bei mehreren parallelen Aufgaben
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie kaufmännisches Denken
• Sehr sicherer, routinierter Umgang mit MS Office 365 (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) sowie kaufmännischen Programmen – insbesondere Excel-Kenntnisse werden voraussetzt
• Anwenderkenntnisse in SAP und CRM-Erfahrung von Vorteil, aber kein Muss
• Eigeninitiative, Lösungsorientierung und pragmatische Herangehensweise
• Teamorientierung und das Verständnis, dass gemeinsame Erfolge mehr bringen als Einzelkämpfertum
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit mit internationalen Teams
• Bulgarische Sprachkenntnisse sind ein willkommenes Plus
• Technisches Grundinteresse und Offenheit für Produkte aus dem Bereich IoT / Smart Home

Arbeitsweise & Haltung

• Selbstständige, strukturierte und analytische Arbeitsweise zur effizienten Aufgabenerledigung in einem dynamischen Umfeld
• Lösungsorientiert, kundenorientiert und sorgfältig - auch bei hoher Taktung
• Hoher Qualitätsanspruch und Verlässlichkeit
• Hands-On-Mentalität und eigenständiges Mitdenken
• Teamorientiertes, bereichsübergreifendes Arbeiten
• Freude daran, Prozesse stabil umzusetzen und kontinuierlich zu verbessern

• Eine zentrale Rolle im Vertriebsinnendienst
• Start-up-Mentalität in einem bereits etablierten, international erfolgreichen Unternehmen
• Modernes Arbeitsumfeld und ergonomischer Arbeitsplatz im Herzen von München inkl. sonniger Dachterrasse
• 30 Urlaubstage
• Zugang zu Corporate Benefits
• Betriebliche Altersvorsorge
• Zuschuss zum Jobticket möglich
• EGYM-Wellpass-Mitgliedschaft
• Kostenfreie Getränke & Snacks
• Teambuilding & Events für ein starkes Miteinander
• Individuelle Weiterbildungsangebote
• Feelgood Manager: Wanda, 3-jährige Mini-Goldendoodle Dame (gut erzogene Tiere sind herzlich willkommen)